Gizlilik Politikası ve Veri Silme Talimatları

1. Biz kimiz, ne yapıyoruz

DrMentor, hastayı hekimle ve sigorta şirketiyle buluşturan bağımsız bir süreç koordinatörüdür. Randevu, müstehaklık sorgusu, provizyon takibi, evrak yönetimi ve ödeme sürecinin sigorta şirketiyle koordinasyonunu yürütür. DrMentor bir hastane veya klinik değildir; tıbbi karar ve tedavi süreci tamamen hekim ile hasta arasındadır.

2. Hangi verileri topluyoruz

Sigorta destekli sağlık sürecinin yürütülebilmesi için aşağıdaki bilgiler işlenir:

• Kimlik bilgileri: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, cinsiyet, telefon numarası.
• Sigorta/poliçe bilgileri: Sigorta şirketi, poliçe numarası, teminat kapsamı — müstehaklık sorgusu sırasında doğrudan sigorta şirketinden alınır.
• Sağlık süreci verisi: Şikayet, randevu tarihi, hekimin girdiği tanı (ICD-10) ve işlem (TTB HUV) kodları, tazminat talep formu, ibra belgesi, gerektiğinde kimlik/tetkik istek belgesi.
• Mali veri: Katılım payı, provizyon tutarı, fatura bilgisi, ödeme durumu.
• İletişim verisi: WhatsApp veya SMS üzerinden gönderilen randevu/onay bildirimleri ve bunlara verilen yanıtlar.

3. Verileri hangi amaçla kullanıyoruz

• Randevu oluşturma, hekim/hasta eşleştirmesi ve randevu onayının yürütülmesi.
• Sigorta şirketinden müstehaklık ve provizyon (ödeme onayı) sorgusu yapılması.
• Muayene/tedavi sürecine dair evrakın (tazminat talep formu, ibra, gerekli tetkik belgeleri) sigorta şirketine iletilmesi.
• Hekimin sigortadan ve/veya hastadan olan alacağının takibi ve mali mutabakatın kurulması.
• Randevu/onay/ödeme bildirimlerinin hasta ve hekime iletilmesi.
• Yasal yükümlülüklerin (mali kayıt, denetim izi) yerine getirilmesi.

4. Üçüncü taraflarla paylaşım

Verileriniz yalnızca sürecin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde ve aşağıdaki taraflarla paylaşılır:

• İlgili sigorta şirketi: Müstehaklık sorgusu, provizyon, evrak ve fatura bildirimi amacıyla — yalnız sizin poliçenizin bağlı olduğu şirketle.
• İlgili hekim: Randevu aldığınız/tedavi olduğunuz hekimle, muayene sürecinin yürütülmesi için gereken bilgiler ölçüsünde.
• WhatsApp Business Platform (Meta): Randevu/onay/ödeme bildirimlerinin iletilmesi amacıyla, yalnızca mesajlaşma altyapısı olarak.

Verileriniz reklam, pazarlama veya profilleme amacıyla üçüncü taraflarla satılmaz veya paylaşılmaz.

5. Saklama ve silme süreleri

DrMentor "topla → amaç için kullan → sil" ilkesini uygular: sağlık verisi içeren evrak (tetkik sonucu, ibra dışındaki belgeler vb.) yalnızca sigorta sürecinin yürütülmesi amacıyla tutulur, dosya kapandığında silinir.

Mali kayıt istisnası: Kim ödedi, ne ödedi, kime ödedi, ne zaman ödendi bilgisi — bunun kanıtı olan ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve poliçe bilgisi dahil — ticari/mali sorumluluk süresi boyunca saklanır; bu, tıbbi belge içeriği değil ödemenin kime yapıldığını ispatlayan mali kayıttır.

İnaktif hesaplar 90 gün sonra gözden geçirilir ve manuel onayla silme sürecine alınabilir.

6. KVKK kapsamındaki haklarınız

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi uyarınca şu haklara sahipsiniz:

• Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde/dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• Kanunun 7. maddesindeki şartlar oluştuğunda silinmesini/yok edilmesini isteme,
• Bu işlemlerin verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verinin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işlenme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak için aşağıdaki iletişim kanalından bize ulaşabilirsiniz.

7. WhatsApp üzerinden iletişim

DrMentor, randevu talebi, onay ve ödeme bildirimlerini tercihinize göre WhatsApp Business Platformu üzerinden gönderebilir. WhatsApp üzerinden paylaştığınız bilgiler yalnızca ilgili randevu/dosya sürecinin yürütülmesi amacıyla kullanılır. WhatsApp bildirimlerini almak istemiyorsanız, iletişim kanalı tercihinizi hekim veya çağrı merkezi ile görüşerek değiştirebilirsiniz.

8. Veri Silme Talimatları

9. Güvenlik

Verileriniz yetki kontrollü erişimle korunur; hekim yalnızca kendi hastasının dosyasını, sekreter yalnızca yetkili olduğu hekimin dosyalarını görebilir. Sistemdeki her kritik işlem (erişim, değişiklik, silme) denetim kaydına (audit log) düşer.